Cet article est tiré d’un épisode de mon podcast « Réalise tes ambitions (sans te brûler les ailes) » .
Si tu préfères une version audio, file l’écouter !
Et voilà, on arrive au 6ème et dernier élément-clé de la méthode EOS : la croissance (traction).
Et la base de l’élément « Traction » ce sont les réunions de coordination.
Ce que Gino Wickman appelle les “meeting pulses”.
Alors, oui, se réunir toutes les semaines peut paraitre rébarbatif et on ne veut surtout pas entrer dans un syndrome de la réunionite aiguë.
Mais c’est vraiment la base pour une communication efficace et un suivi qui permet de détecter les tendances, les enjeux, les problèmes etc.
Ça permet aussi de responsabiliser les personnes à rendre des comptes, suivre leurs métriques régulièrement et faire en sorte d’avoir des collaborateurs hyper impliqués dans le business.
Sans tomber dans le micro management, parce que justement le but ici est de chercher à autonomiser et à responsabiliser l’équipe.
Et on va voir qu’avec une méthodologie et un cadre clair, on ne va pas perdre de temps dans de longues digressions.
ici, on cherche à être efficient et à ce que tout le monde puisse s’exprimer librement pour faire avancer le business dans la bonne direction.
On va avoir 1 grande réunion annuelle, puis 3 réunions trimestrielles et des réunions hebdomadaires.
Dès le début de l’année, ces réunions doivent être planifiées dans l’agenda pour en faire des rendez-vous incontournables.
Meetings pulse annuels
La plus grosse réunion, c’est le meeting annuel.
Généralement à la fin de l’exercice comptable ou au début du suivant (très probablement en décembre-janvier), cette réunion va permettre de faire le bilan de l’année écoulée et de se projeter sur l’année à venir.
Si possible, à faire dans un endroit sympa pour réunir les collaborateurs qui ont un rôle décisif dans ton business et en profiter pour en faire un moment à part, loin du cadre habituel.
Si tout le monde travaille d’ordinaire chacun chez soi, c’est une super occasion pour que tout le monde se rencontre en vrai et puisse créer des liens plus forts.
En plus, le fait de changer de cadre va booster la créativité en cassant la routine.
Idéalement, cette réunion se déroulera sur 2 jours pleins.
Jour 1
on commence par un temps d’échange, lors duquel chacun partagera (de son point de vue) :
- le plus bel accomplissement de l’entreprise
- son plus bel accomplissement perso de l’année
- ses attentes pour les sessions de travail à venir :
- il est important de poser des intentions :
- Que veut-on ressortir à la fin, absolument travailler, questionner ?
- il est important de poser des intentions :
Puis, on passe en revue les objectifs de l’année écoulée pour voir ce qui a été atteint ou pas, pourquoi etc.
Ensuite, on refait l’analyse SWOT de l’entreprise = forces, faiblesses, opportunités et menaces.
On va revoir également les objectifs à 10 ans pour les réajuster si besoin.
Et on fait pareil avec les plans à 3 ans et à 1 an.
Cela permettra de mettre à jour notre V/TO (ou MVV) et de pouvoir le recommuniquer à tout le monde ensuite.
On s’assure que nos fondations sont toujours saines et solides.
Jour 2
Pour ce second jour, on va travailler à établir le prochain plan de 90 jours.
On va forcément prendre du temps pour identifier, discuter et résoudre les enjeux de l’entreprise (IDR).
En gros, après avoir fait le bilan et remis tout à plat pendant le jour 1, on va décider des prochaines étapes et les planifier tant que possible.
A la fin, on aura de nouveau un temps d’échange pour que chacun puisse exprimer son ressenti à l’issue des 2 jours et voir si les intentions posées au départ ont été comblées.
Meetings pulse Trimestriels
Pourquoi faire des réunions trimestrielles, si on fait déjà des réunions hebdomadaires ?
Parce qu’on va définir le nouveau plan des 90 prochains jours, soit la routine idéale scientifiquement prouvée.
Eh oui, il est apparemment scientifiquement prouvé que c’est le temps idéal pour se remettre sur les rails.
Nous les humains, nous perdons de l’intérêt, on oublie les choses naturellement au bout de 3 mois.
Si on ne fait pas le point tous les trimestres, on va s’éloigner petit à petit des objectifs et de la stratégie pour atteindre nos ambitions à plus longue échéance (vision).
Et on va revenir dans le chaos.
Comme pour le meeting annuel, idéalement, on va regrouper les personnes les plus pertinentes pour travailler sur la stratégie du business dans un endroit spécial.
Évidemment, tout va dépendre du budget disponible et aussi si les gens peuvent se déplacer facilement (si l’équipe est répartie aux 4 coins de la terre, ce n’est pas forcément pratique).
Pour ce meeting, on va prévoir au moins 8h en 2 fois.
Si c’est à distance, on peut faire la 1ère et la 2de partie à quelques jours d’intervalle pour avoir le temps de décanter, réfléchir entre les séances.
Partie 1
Comme pour le meeting annuel, on commence par un temps d’échange :
- meilleures news pro et perso du dernier trimestre,
- ce qui fonctionne ou pas dans le business,
- les attentes pour les sessions de travail.
Ensuite, on va passer en revue le trimestre précédent :
- les chiffres et les KPI,
- les « rocks » = ce sont les chantiers ou projets phare qui rapprochent de la vision et des objectifs stratégiques annuels
- si on n’a pas atteint 80% des rocks prévus = comprendre pourquoi et rectifier puis replanifier pour le trimestre à venir si toujours pertinent
Si c’est presque atteint, on le finit le plus vite possible pour passer à autre chose.
Sinon, on peut aussi le réassigner à quelqu’un d’autre (qui a plus de temps, ou qui sera plus compétent). Au début, on a tendance à en mettre beaucoup trop, à être trop optimiste.
Puis, on va revoir la vision à 10 ans, les plans à 3 ans et 1 an, la mission, les valeurs, le marketing (avatar, promesse, méthode unique etc) et enfin les objectifs stratégiques annuels pour être sûr qu’on est toujours en phase, voir si on veut modifier des choses etc.
Enfin, on va revoir la liste des enjeux (« Issues« ) dressée tout au long du trimestre et en ajouter si besoin et discuter pour savoir comment les résoudre (Méthode IDR).
Partie 2
Ici, on va lister tous les projets en vrac (style vide cerveau) qui vont soutenir la vision et permettre d’y arriver, ou au moins de s’en rapprocher.
On va sélectionner entre 3 et 7 rocks prioritaires pour les 3 prochains mois.
Il faut que les rocks soient clairs et bien définis (objectif smart, KPI retenu, résultats-clés attendus, etc.) et attribués aux bonnes personnes de l’équipe.
Puis, on va définir les prochaines étapes pour ces rocks, c’est-à-dire les inclure dans l’outil de gestion de projet de l’entreprise pour en assurer le suivi.
Enfin, on va conclure cette deuxième journée par un dernier temps de partage, lors duquel chacun pourra exprimer :
- ses retours sur le meeting (et y donner éventuellement une note de 1 à 10),
- si les attentes posées au début sont satisfaites ou non.
Au retour, il faudra présenter le travail réalisé à l’équipe en place et non présente pour partager le plan de 90 jours, les tâches qui seront attribuées, la grande direction etc.
Le gros avantage de faire ces meetings trimestriel est de remettre tout le monde dans la même direction. Ca permet aussi de remotiver les troupes pour les prochains 90 jours à venir.
Meetings pulse hebdomadaires
Qui comme son nom l’indique a lieu toutes les semaines.
Pour que ce soit ancré, il faut qu’il se déroule tout le temps le même jour à la même heure et que ce soit toujours la même personne qui leade.
En fait, on va en avoir 2 distincts par semaine :
- Un entre le dirigeant et son bras droit (son OBM par exemple). Celui-ci durera 1h30.
- Et on en aura un deuxième avec toute l’équipe en place, qui, lui, durera 1h.
Voici la trame de meeting utilisée dans la méthode EOS :
- Échange informel lors duquel chacun va raconter quelque chose de rapide pour détendre tout le monde.
Par exemple, un focus pro ou perso positif qui lui est arrivé dans la semaine passée. (5min) - Revue du tableau de bord = data, kpi (5 min)
- Mise à jour de l’outil de gestion de projet = où en sont les “rocks” en cours (les chantiers) (5 min)
Note : peut se préparer à l’avance et au fur et à mesure de la semaine donc normalement c’est rapide. - Point RH si nécessaire (entre CEO et OBM), s’il y a un souci avec un membre de l’équipe ou autre (5 min)
- Revue de la to-do list (5 min)
- revoir les to-do en cours et faire le point
- supprimer les enjeux résolus au fur et à mesure de la liste.
Note que là, normalement, on a déjà fait tout ça en 25 minutes.
Maintenant, la plus grosse partie du temps doit être consacrée à la résolution des problèmes.
- Revue de la liste des enjeux priorisés = utiliser la méthode IDR (60 min)
- Attaquer avec les 3 plus importants dans la liste, puis, s’il reste du temps continuer au maximum,
- Déterminer un plan d’action pour résoudre chaque problème,
- Ajouter les tâches à la to-do list et les attribuer à un membre de l’équipe
- Faire un récap de fin (5 min)
- Reprendre toujours le même agenda et ajouter les to-do et les enjeux dans leurs catégories respectives pour avoir un suivi, un historique.
- Mise à jour des outils de suivi (tableau de bord, suivi des projets, notes de réunion)
Conclusion
Voilà, j’espère que ces conseils concrets vont t’aider à mettre en place des réunions régulières et bien structurées dans ton business.
Tu peux suivre ces recommandations pendant quelques mois, puis les ajuster avec la réalité de ton business.
Ce n’est qu’une inspiration pour créer ton propre cadre et voir ce qui fonctionne pour toi et ta team.
Par contre, il y a quand même des non négociables :
- Caler toutes les réunions le même jour à la même heure pour créer une routine efficace (on ne se demande plus quand est la prochaine réunion).
- Impérativement commencer et finir à l’heure pour respecter le temps de chaque collaborateur.
- Mettre à jour les informations et les notes en temps réel pendant la réunion pour gagner du temps et ne pas revenir dessus.
Bien sûr, le mieux est d’utiliser un outil comme Notion, Click Up ou Asana pour créer la trame de chaque meeting, la partager et assigner les documents et tâches aussitôt.
Crée-toi une trame la plus personnalisée possible qui sert les objectifs de ton business.
Consacre la plus grosse partie de la réunion à résoudre les problèmes et trouver des plans d’action.
Comme d’habitude, je serais ravie que tu me partages tes habitudes, ce que tu as mis en place dans ton business et qui fonctionne ou pas.
Si tu as besoin d’aide pour mettre tout ça en place, contacte-moi !
Pour qu’ensemble, on réalise tes ambitions !